メールを書くのに30分も時間かけてるならサッサと電話しちまえ!

乱暴な入り口ですが、勤務先の先代社長が言いはなった印象深い言葉です。
(会議中、同僚のAさんへの一喝でした)

angry

photo credit: Ricardo Alguacil via photopin cc

社長はメールを使いません。(使えません)

ビジネスにおけるメールの魅力って何でしょうか?

私は「記録(証拠)」となり、あとで「参照」できる。これにつきると考えます。

したがって、記録を残す必要がなく、あとで参照する必要がない要件であれば、メールではなく電話のほうが遥かに効率よく時短ができます

しかしどうでしょう。

ビジネスで記録の必要がなく、あとで参照しない用件ってあるでしょうか?
ほとんどないですよね・・・

実は私もこっそりとAさんと同様、メールを書くのに時間がかかっていました。考えて回答しなければいけないメールの場合、平均して10分程度でしょうか。
最近の調査では、ビジネスマンは週の約1/4の作業時間をメールに充てているそうです。じぇじぇじぇですね!?

さて、私自身メールの何に時間がかかっているか。分析しました。

連載を楽しみにしている、美人研究員は見た!ビジネスメール事件簿に詳しく載っていましたが、

  1. パソコンの操作スキルが低い
  2. 文章を考えるのが遅い
  3. 段取りが悪い

私の場合、まさに「文章を考えるのが遅い」でした。

  • 相手に気を使いすぎる
  • 文章の基本の型を持っていない
  • 基本の型を、場面に応じて編集できない
  • ミスを恐れる気持ちが強い

私は・・・付け加えて「文面を読み直しては書き直しが多い・・・」グサッ

参照元:美人研究員は見た!ビジネスメール事件簿 メール処理の遅さは“損”――5分の短縮でデキル社員に!

そこで!

メールで言いたいことが伝わらない・・・

「メラビアンの法則」って聞いたことがありますか?
心理学者アルバート・メラビアンの研究結果によれば、下の通り「言葉で人に伝わる情報は全体の7%」だそうです。

この研究は好意・反感などの態度や感情のコミュニケーションについてを扱う実験である。感情や態度について矛盾したメッセージが発せられたときの人の受けとめ方について、人の行動が他人にどのように影響を及ぼすかというと、話の内容などの言語情報が7%、口調や話の早さなどの聴覚情報が38%、見た目などの視覚情報が55%の割合であった。この割合から「7-38-55のルール」とも言われる。「言語情報=Verbal」「聴覚情報=Vocal」「視覚情報=Visual」の頭文字を取って「3Vの法則」ともいわれている。

参照元:ウィキペディア-メラビアンの法則-

これからすれば、言葉では言いたいことの7%しか伝わらない・・・それであれば、メールでは・・!?・・・!!??

メールでは特に適切な言葉で表現しなければ、「誤解」が生まれます
ビジネスにおいて「誤解」は致命的です。

敬語は言葉の「身だしなみ」であり、敬語を適切に使いこなせると、相手や周囲の人たちにきちんとした印象を与え、自分が信頼に値するビジネスパーソンであると思ってもらえるばかりか、その仕事や自分の会社への信頼感も増します
参照元:さすが!と言われるビジネス敬語のルールとマナー 適切な敬語であなたの仕事力アップ!

敬語がきちんと使いこなせるようになると、ビジネスにおいて信頼が増し、「文面を読み直しては書き直す回数が確実に減るので確実に時短が出来ます。

『習うより慣れろ!』と、諺(ことわざ)にあるとおり、ビジネスメールおよび普段使える敬語一覧を示します。
テキストボックスから絞り込み検索も可能ですので、ご活用いただければさいわいです。

メールでよく使う敬語一覧表

元の文字尊敬語謙譲語/丁重語文例
会うお会いになる
会われる
お会いする
お目にかかる
(×)お会いになられます(二重敬語)
言うおっしゃる
言われる
申し上げる
申します
申しておりました
よろしくご検討のほど、お願い申し上げます。
先ほどおっしゃいましたが・・・
(×)部長が申されましたように
行くいらっしゃる
いらっしゃいます
おいでになる
お越しになる
伺う
参ります
伺います
明後日、ご指定の場所まで伺います。
私が東京へ参ります。
(×)「部長、そろそろ参りましょうか?」
(○)「部長、そろそろお出かけになりますか?」
い(居)るいらっしゃる
おいでになる
いらっしゃいます
おる(丁重語)
おります。
佐藤様は当日いらっしゃいますでしょうか。
総務グループの○○様はおいでになりますでしょうか。
当日はお客様がいらっしゃいます
(×)部長はおられますか
受け取る受け取られるお受け取りする
拝受する
いただく
お受け取りください。
お納めください。
教えるお教えになる
教えられる
お教えする
ご案内する
お電話番号を教えていただけますでしょうか。
思うお思いになる
思われる
存じる(丁重語)
拝察いたします(書き言葉)
ご連絡いただき、誠にありがたく存じます。
借りるお借りになるお借りする
拝借する
聞くお聞きになる
聞かれる
お聞きする
伺う
拝聴する
承ります
他に何かお聞きになりたいことはございませんか?
他に何かお尋ねになりたいことはございませんか?
私がお聞きします。
気に入るお気に召す-お気に召していただけるものと確信しております。
来るいらっしゃる
おいでになる
見える
お見えになる
お越しになる
参る(丁重語)
参ります
弊社へも、お越し下さい。
私が参ります。
イタリアからお客様がお越しになります。
(お客様に来てもらう場合)「明日私どもの会社へおいでいただけますでしょうか?」
(お客様が来てくれる場合)「明日私どもの会社においでくださいますでしょうか?」
与える下さいます差し上げますサンプルを差し上げます
知っているご存じ
知っていらっしゃる
存じ上げている
存じている(丁重語)
ご存じかもしれませんが
その件でしたら、存じております(社内)
存じ上げております(社外)
するなさる
される
なさいます
いたす(丁重語)
いたします
○○様はゴルフをなさいますか?
尋ねるお尋ねになる
お聞きになる
お尋ねする
伺う
訪ねるお訪ねになる伺う
お訪ねする
見せるお見せになる
お示しになる
示される
お見せする
お目にかける
ご覧に入れる
ご覧に入れる資料をお持ちいたします。
見るご覧になる拝見するメールを拝見いたしました。
ご自由にご覧ください。
もらうお受け取りになるいただく
ちょうだいする
貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。
読むお読みになる
読まれる
拝読するいただきましたメールを拝読いたしました。
出るお出かけになります出かけております課長の佐藤はただいま出かけております。
佐藤はただいま外出しております
持つお持ちになります持参いたします次回の会議には添付資料をお持ちください
伝えるお伝えくださいますお伝えします○○については、課長の久保からお伝えします。
帰るお帰りになりました
帰られました
-社長はお帰りになりました
社長は帰られました
食べる召し上がりますいただきます
できません-いたしかねます
送りますお送りいただきます
ご恵送(いただく)
お送り申し上げます
お送りいたします
相手からの贈答品に対しては、「ご恵贈(いただき)」

その他、敬語を使いこなす重要なポイントは後述します。

正しい敬語のつかい方 図解でわかる仕事の基本 図解でわかる仕事の基本/松本久美子(…

二重敬語 14.1.31追記

  • ×○月○日 ○時にお伺いいたします
  • ○○月○日 ○時に伺います(参ります)(お伺いします△)

メールでよく使っていて、あるとき「あれ!?」と思い調べました。

伺う—>謙譲語(自分の動作に使って相手を高めている)
お・ご~になる・なさる—>尊敬語
過去のメールを見直したときに、恥ずかしい気持ちになります・・・
「お~する」と「尊敬語・謙譲語」の組み合わせは結構やってしまうので注意が必要です。

上から目線敬語 14.1.31追記

予定確認(取引先の上司に対して)

  • ×どういたしますか?
  • ○いかがなさいますか?

顧客から伝言を預かった

  • ×(社内の○○に)申し上げておきます
  • ○(社内の○○に)申し伝えます
「いたす」、「申し上げる」はどちらも謙譲語。
社外の人に対して、自分(ウチ=社内の人間)を高める謙譲語を使うのはおかしい
記事元:日本経済新聞 自分が一番偉い「何様敬語」にご用心 敬語のありがちな「4大間違い」(下)

「とんでもございません」は× 14.2.1追記

「とんでもございません」はNG

  • ×とんでもございません
  • ○とんでもないことです(とんでもないです)
「とんでもない」が形容詞としての1語なので、「ない」だけを敬語の「ございません」にするのはおかしい。
記事元:「とんでもございません」はNG あいさつの極意 :日本経済新聞

記事を読むまで、普段の会話でも、メールでも使っていました・・・
記事の最後に『一般的には、最近は「とんでもございません」も許容されている。』と書いてあったので少し「ホッ」としましたが。日本語はつくづく難しい!

「お」と「ご」の使い方 14.5.28追記

「お」「ご」をつけない言葉(動・植物、固有名詞、外来語など)

「お」は和語に付く、「ご」は漢語に付く

「知らせ」(和語)には「お」を付けます。「報告」(漢語)には「ご」を付けるのが基本ルールです。

気持ちが伝わる敬語の使い方 日常生活・面接・接客に役立つ! /小崎誠二【著】 【中…

『和語』・・・もともと日本にあった語で、ひらがなで書いても違和感がなく単独でも意味が分かる
『漢語』・・・基本的に中国が起源で、一般的に漢字で表記されて音読みで発音されます

させていただく 14.6.3追記

謙譲の意味で、「~させていただきました」「~させていただきます」を言いたくなる場面は多々あります。(わたしも、よ~~く使っていました)

しかし、「させていただく」は、本来は、相手の許可を求めたり、相手の気持ちに反して何かをしたいときに使うことばです。

「早退させていただいてよろしいですか?」「今回はお断りさせていただきます」はOKですが、むやみに使うのはやめましょう。

きれいな言葉づかいと好感度アップの敬語新版 [ 杉本祐子 ]

ケース別メールでよく使えるフレーズ集 14.6.5追記

依頼の言葉

  • お手数をお掛けいたしますが
  • お忙しいところ恐縮ですが
  • なにかとご多用とは存じますが

断りの言葉

  • 申し訳ありませんが
  • 残念ですが
  • お役に立ちたいのは山々ですが
  • 大変心苦しいのですが
  • ご事情はよく分かりますが

引き受ける言葉

  • 喜んでお引き受けいたします

苦情の言葉

不良品が納品されて

  • いつもとは違う品質のものが、混入しているようなのですが

納品期限が切れて

  • 期限を過ぎておりますが、まだ納品が確認できていません。至急お調べいただけますでしょうか

入金されていない

  • 何かの手違いかと存じますが、未入金のようですので、ご調査願えますか

来るはずの連絡が来ない

  • ご連絡を下さるよう、お願いしたつもりでいたのですが

誘いの言葉

よければ

  • よろしければ
  • (お)差し支えなければ
  • ご都合がつきましたら

忙しいでしょうが

  • ご多忙のこととは存じますが
  • お忙しいこととは思いますが
  • お忙しいのは重々承知しておりますが
  • ぜひご都合をつけていただき

来て下さい。

  • ご参加(出席)ください。
  • いらっしゃってください。

行きましょう。

  • ごいっしょにいかがですか。
  • ごいっしょしませんか。

お礼の言葉

  • ○○様のお力添えのおかげで、ほんとうに助かりました。