GTDを基本にした効率的整理術ワークフロー

まずは気になることすべてをインボックスへ -効率的アウトプット仕事術-

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まずは気になることすべてをインボックスへ

GTDを基本にした整理術ワークフローをさらに細かく見ていきたいと思います。(画像をクリックすると拡大します)

GTD_flow

仕事が一段落したのに何だか頭がスッキリしない・・・

そんなモヤ~っとした状態を感じたことはありませんか?

もしも一度でも経験したことがあれば、GTD(Getting Things Done)をおすすめします。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術で定義しているインボックスは、「気になること」「やらなければいけないこと」と・に・か・く、全てです。

まずはこれを収集することから始めます。

(大きいテーマ、小さいテーマ、ほんの少し頭の隅にあること・・・問わずとにかく気になること全てです。)

人によって書き出し終わる時間は違いますが、1〜6時間程度と書いてあります。(私は90分かかりました)

この作業はとにかく面倒です。でも、一回実行しておくと・・・あら不思議。本当〜にスカッと!スッキリします

上でも書いたように、GTDでは、この作業を週一回見直します。(週次レビュー)こうすることで、もれなく、いつでもやること全て管理できている状態!完璧!!・・・ とは残念ながらうまく行きませんでした。(-_-;)

もちろん、GTDをすでに実践していて、うまく行っている方はよみ飛ばしてください。

私が実践しているのは、とにかく、最低一回は「気になること」「やらなければいけないこと」をすべて書き出します

どうせ漏れるんです。だって、気になることなんて、ふと頭に浮かんできますもの。

なので、あまり気負わずに、今、仕事で進行中のもの、問題になっていること、家庭でも、家族でも、友達でも、将来でも・・・気になっていて「行動すべきこと」を書き出します。

書き出した紙は、箱やトレーの中にひとまず収集しておきます。

私は、ドキュメントトレーと呼ばれるプラスチックトレーを3段重ねにして使っていて、トレーの最上段をインボックストレーとして書類を受け入れています。

MAS ORION/オリオン ドキュメントトレー【ブルー】 400018-426

トルコのオフィスサプライメーカー「Mas/マス」社製、デスクトレーです。机上の書類などを一時保管する際に活躍します。。。※重ねる場合、ストッパーはついていませんので、落ちないようご注意のうえご利用ください。※詳細画像に一部別カラーの商品を使用しています。。サイズ:縦=240mm 横=340mm 厚さ=60mm。商品色傾向:青。。表紙パターン:無地。

ドキュメントトレーの上手な使い方が載っているのでおすすめです。

「気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ」では

  • ドキュメントトレー上段・・・インボックストレー
  • ドキュメントトレー中段・・・読み物用トレー
  • ドキュメントトレー下段・・・ファイリング(保存用)トレー

私も実際上のように運用しています。

3段ドキュメントトレー

photo credit: Chiew Pang via photopin cc

電子メール、電子ファイルも行動する必要(例えば返信する必要)がある場合は、まずは書き出すだけ書き出して、inboxに保存。

とにかくやるべき行動に落とし込みます。

このときも、2分以内に行動できてしまうものは片付けてしまい、もう必要のない電子メール、電子ファイルはこの際削除してしまいましょう。

もしかしたら・・・と不安な場合は、tmpフォルダ(tmp=temporary(一時的))などを作り、一時待避します。

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気になることを収集するコツは?

「気になることの収集 = 行動に移せるもの(移したいもの)」です。

取扱説明書などの資料に含まれるものも、あるべき場所になければ、「あるべき場所に移すべき行動」となるので「○○の取扱説明書を○○部屋の○○棚に戻す」行動になります。

ここで少し先回りになってしまいますが、GTDを基本にした整理術ワークフローのインボックスの下にある「2分以内で処理可能か?」これは「2分以内の行動で完了できる用件」はその場で処理してしまう。ということです。

実はこの「2分以内の行動で完了できる用件」をその場でこなしてしまう。これだけでもかなりの時間短縮、仕事の効率化が実感できます。もちろんすでに実行されている方にとっては当たり前と言われるかもしれませんが・・・私の実体験での感想です。

「やるべき行動」ができたとき、「やらなければいけないこと」を思い出したとき、これは2分以内でできるか?

つねに頭の隅に置いておきます。

先延ばしにせずにその場で処理してしまうことで、小さな達成感が得られ、気分もすっきりして「次の行動へのやる気」もわいてきます。

とにかく集中して「気になることすべてを収集」します。

物理的な収集

  • デスクの上
  • デスクの引き出し
  • サイドデスクなどの上
  • キャビネットの中
  • 床、壁、棚
  • 設備、家具、取り付け品
  • その他の場所

頭の中の収集

  • 仕事 ⇒ やりかけのプロジェクト、着手すべきプロジェクト、責任を追っていること、約束していること、連絡しなければならないこと、連絡を待っていること、提出書類、会議、プランニング・・・
  • プライベート ⇒ 夫・妻のこと、子供のこと、友人のこと、連絡すべきこと、連絡を待っていること、行事の日程、メール、行きたいところ、買いたいもの、買い換えなければならないもの・・・

私も収集には90分かかりましたが、頭の中だけを書き出すだけなら、30分もあれば出尽くしてしまいます。

上記リストははじめてのGTD ストレスフリーの整理術に書いてある一部内容です。

私と同じように、30分ですべて出きっちゃった・・・という方はぜひ一読いただければと思います。

紙に書きだすのが苦手な方へ

字を書くのは得意ですか?

私は小学校の時に習字教室に少しだけ通っていましたが、いかんせん自分の書く字が大嫌いです。(ただ下手くそなだけです(-_-;)

なので、はじめての「GTD 収集作業」では、A4の紙をたくさん用意して、書き出しましたが、結局パソコンに打ち直しました。

もし私と同じく、紙に書くよりもパソコンで書くほうが字が綺麗だし、頭も冴えるよ!という方は、次の「check*pad」をお勧めします。

check*pad公式サイト(別ウィンドウで開きます)

checkpad

ユーザー登録後、「あなたのリスト」に「新しく追加するボタン」から「inbox」を追加し、追加したinbox内に収集した「気になること」「やらなければいけないこと」を次々に追加していきます。

checkpad

inboxに追加した一例を以下に示します。(画像をクリックすると拡大します)

私は、リストの先頭に@をつけるようにしています。(アットマークは場所を示しています。check*padは名前順にリストを並び替えられます。)

checkpad

check*padはGTDを実行できるように設計されたツールだそうなので、非常に使いやすく便利です。

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