GTDを基本にした効率的整理術ワークフロー

インボックスの中身を迷わず処理 -効率的アウトプット仕事術-

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インボックスの中身を迷わず処理

「まずは気になることすべてをインボックスへ」で頭の中はスッキリしたでしょうか?

もしも、インボックスを処理・整理しているときにも「気になること」「やらなければならないこと」を思い出したら、その場でインボックスに突っ込んでください。

人の記憶力って・・・

私は現在 40 歳です。

30歳くらいまでは、記憶力はまぁまぁある方だと思っていたのですが、年齢を重ねるたびにビックリするほど記憶力が低下していくのがわかります。

ついさっきまで頭の中にあったのに思い出せない・・・ 人の名前がふとでなくなって頭の中が白くなる・・・

そういう理由もあって、GTDを基本にした「やるべき行動のリスト(ToDoリスト)」を本格的に管理しようと考えました。

エビングハウスの忘却曲線って耳にしたことがありますか?(画像をクリックすると拡大します)

エビングハウスの忘却曲線

20分後には覚えたことの58%しか記憶に残らず、1日もたてば26%しか覚えていない。というドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスが実験より求めたデータです。

初めてテレビで見た時は衝撃的でした。

仕事と全然関係がないときに、ふと「あっ!あれやらなきゃ。」って思い出すことがあります。(私は車通勤ですが、運転中にふと思いつくことが多いです)

その場でメモを取れば良いんですが、あとでメモに残せばいいや。会社に着いてからメモしよう。と思ったが最後、なかなか思い出せずそれがまたストレスになります。

思いついたら、メモ!それが効率的でかつストレスフリーな仕事術の第一歩です。(最近は思いついたらスマートフォンの音声メモで録音しています)

それでは、インボックスの中身を個別に処理していきたいと思います。(画像をクリックすると拡大します)

GTD_proc

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術では、インボックスリストの一番上から必ず処理すること。と説いています。

gtd_process_knack

※ここでの処理は、やるべきインボックスの内容自体を処理するのではなく、GTDを基本にした整理術ワークフローに沿って、「プロジェクトリスト」に登録したり、「連絡待ちリスト」に登録したり、資料を「ファイリングもしくは電子データとして保管」したり、「カレンダーに登録」する作業を「処理」します。

また、インボックス内の個々のやるべき行動のリストは、それぞれ1分~2分以内には処理しましょう。と説いています。

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必要なものか?

「必要なもの」か「必要でないものか?」必要でないものはゴミ箱行き。

言葉で書くと当たり前のようですが、実際「整理」をするにはもっとも大切だと思います。

例えば、上のGTDを基本にした整理術ワークフローで「ダイレクトメール」などぱっと見て要らないものはすぐにゴミ箱行きです。

(少しだけ中身を見てまた後で処理しよう。と思ってインボックスに戻してはいけません。もしくは、そのダイレクトメールによって「やるべき行動」が生じる場合は、GTDを基本にした効率的整理術ワークフローに沿って適切に処理します。)

すぐにゴミ箱へ捨てられればなんてことないのですが、机の上の山積み書類の中に埋もれてはいませんか?

私はよくありました^^;

ゴミ箱の重要性

机のそばにゴミ箱はありますか?

これは自宅でも職場でもそうですが、手の届く範囲に小型のゴミ箱があると非常に便利です。

昔の私は必要なくなった書類などを机の隅に束ね、一息ついたらまとめてゴミ箱(もしくはシュレッダー)に捨てにいっていました。

机の上はぐちゃぐちゃになるし、当然仕事の効率も落ちますよね^^;

仕事に行き詰まったら、机に設置したゴミ箱をもって、捨てにいってみてください。

ゴミを捨てると少しだけ気分がすっきりします

捨てるか捨てないか迷ったとき・・・

おそらく「整理」で一番困るのがこれではないでしょうか・・・

よくある整理術の本には

  • 1年間使わなかったものは90%以上の確率で使う機会はやってこない
  • 捨てるときに「ときめくか、ときめかないか」(どこかでよく聞いたフレーズですね)
  • 捨てたらあとで困るかも・・・あとで入手できるものなら今は必要なし

整理術の本の基本は同じで、当たり前ですがみな間違ったことは書いていません。

ただ、本にしなければならない事情もあってか!?余計な整理術の方法も書いてあってポイントがぼやけてしまいますよね。

そこで、ポイントを絞った捨てるか捨てないか迷ったときの整理術をご紹介します。

trash_delete

私がもっとも影響を受けた本にのっていた一文です。

なかなか衝撃的な一文でした^^;

結局のところ、半年も1年も覚えていないし、見向きもしなかったものを使う機会は「ゴミに等しい」と割り切るのが一番のようです。

といっても、どうしても心配な方。(実は私もこちらのタイプです・・・)

まずは1年だけとっておいて1年後に見直す。1年後にもう一度捨てるか捨てないかを判断してはいかがでしょうか。

書類、もしくは小物については、私は下のドキュメントファイルを使っています。

1月~12月まで仕分けできるので、その月に発生した書類(もしくは小物)で「捨てるか捨てないか」を迷ったときはこのドキュメントファイルに突っこんでいます。

1年後の月初めにその月の書類、小物を再度見直し、捨てるか捨てないかを再度判断します。

余談ですが、いままで一年後に保管した書類と小物はありません・・・

捨てたら後で困るかも・・・上にも書きましたが、例えばメールをプリントアウトした資料。

メールは電子データに残っているし、適切にバックアップを取ればあとで簡単に入手可能です。

もしくは共有の棚にファイリングしてある資料を自分で持つ必要もありません。

可能な限り重要な資料のみを手元に保管できるように心がけましょう!

資料はすぐに探せて参照できることが最大の役割です。

電子データに変換する資料の保管方法は別途記します。

思い出の品・・・「捨てたら後で困るかも・・・」の次に捨てるのに迷うし困るのがこれではないでしょうか。

例えば、子どもの作品、もらった手紙、思い出の写真・・・

ものによって、思い入れの度合いも違いますし、一概には言えませんが・・・

私は基本的に電子データ(写真、電子ファイル)に変換し、EVERNOTEに保存するようにしています。

(一年ほど飾って、写真を撮って捨てることが多いです。)

EVERNOTE公式サイト(画像をクリックすると別ページで開きます)

evernote

いきなり捨てるのに抵抗がある方は・・・上で紹介したテージー ドキュメントファイル のび~る2 A4 13P クリア FD-243に保存しておき、1年後に再度見直してはいかがでしょうか。

1年後に思い出を振り返られる利点もあります。

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2分以内で処理可能?

まずは気になることすべてをインボックスへ 「気になることを収集するコツは?」でも書きましたが、「2分以内の行動で完了できる用件」をその場でこなしてしまう。たったこれだけでもかなりの時間短縮、仕事の効率化が実感できます。

ただし、上の「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」では、2分はあくまで目安であって、人によっては30秒でもよいし、5分や10分に設定してもよい。

と説いています。

はじめのうちは計測しながらおおよその目安を決めれば良いですよね。ちなみに私は「おおよそ2分以内」を目安に完了できることはその場で遂行してしまいます

さらに、もしもメールなどの返信が多い場合は、タイピングの速度も重要なファクターだと書いてあります。

ブラインドタッチが苦手な方はこの機会に練習されても良いかもしれませんね・・・

しかし、私はどちらかといえば、タイピングよりも文章の構成をどうしたらよいか

また、せっかく書いた文章も何か日本語の表現がおかしくて書き直し。文章作成に時間がかかる(主語、述語の位置関係に迷う、「てにをは」の使い方など・・・)傾向にありました。

そんな文章を書くのが苦手な方には、

をおすすめします。

私も文章を書くのは得意ではありませんが、「日本語の文章作成のコツ」が書いてあるので、格段に文章力がつくと思います。

日本語って難しいですよね

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1作業で処理可能か(プロジェクトリスト)

GTDの処理プロセスの中で一番悩むのがこの「プロジェクトリスト」と「ToDoリスト」の違いだと思います。

『行動ステップを完了しても「やるべきこと」が終わらないときは、まだ行動が残っていることを示す目印を残しておかなければならない。

それが「プロジェクトリスト」だ。』

本の一部を抜粋してみましたが、いかがでしょうか。

私には「プロジェクトリスト」と「ToDoリスト」の違いがなかなかつかめませんでした。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術では、『車の点検をする』を例に挙げていました。

プロジェクトリストの例題

ここで、私が最近処理したプロジェクト「自動車保険の内容を見直し後、保険会社と契約する」を例に取ってみます。

かなりプライベートな感じですが、会社の業務内容も基本は同じように処理可能です。

まずは気になることすべてをインボックスへ -紙に書きだすのが苦手な方へ- 項目でも紹介しましたが、ここでもcheck*pad公式サイト(別ウィンドウで開きます)を使います。

checkpad

ユーザー登録後、「新しく追加する」ボタンから、「P1-(130918)自動車保険の内容を見直し後、保険会社と契約する」を追加します。

GTD_project_ex

  • P1---Private(プライベート)、1(優先順位)を表しています。私は他にWork(仕事)、優先順位(1~3)で管理しています。
  • 130918---括弧内日付は期限日を示しています。

ほとんどのプロジェクトリストには、守るべき期限があると思います。

本家GTDのフローには、「いつかやる(いつかやりたい)・多分やる」という項目もあります。

私も当初「いつかやる・多分やる」リストを作り、見直してはいたのですが・・・

待っていてもその「いつか」がやってくることはありませんでした。

そういう理由もあって、プロジェクトリストに登録する際には、無理矢理にでも「期限」を設定しています。

自分で設定した期限でも、日数が迫ってくるとおのずと行動に移せるものと実感しています。

そしてプロジェクトを細分化していきます。

  • 現在加入している保険会社の契約期限を確認する
  • 現在加入している保険内容を確認する
  • 保険一括見積もりサービスをWEBで調べる

私が行ったのは以上ですが、人によってやるべき行動(やるべきToDo)は変わると思います。

「GTDを基本にした整理術ワークフロー」に戻ります。

2分以内で処理可能?

  • 現在加入している保険会社の契約期限を確認する・・・2分以内で処理可能
  • 現在加入している保険内容を確認する・・・2分以内で処理可能

2分以内で処理可能なToDoリストは処理してしまいます。

ここで一つ疑問が生じます。調べた情報はどこにしまっておくか?

これは次項目で述べますが、GTDを基本にした整理術ワークフロー内「ファイリング・フォルダ・EVERNOTE」に適した形式で「参考資料」として保管します。

保険一括見積もりサービスをWEBで調べる・・・私は、保険の窓口 インズウェブ(http://life.insweb.co.jp/)を利用させてもらいました。

見積もり依頼をした後は、「インズウェブからの見積もりを待つ」を連絡待ちリストへ登録

「@パソコン---自動車保険を比較する」をToDoリストへ

「@自宅---新規自動車保険を契約する」をToDoリストへ

「@自宅---現行自動車保険を解約する」をToDoリストへ

以上の流れでプロジェクトを実行します。

完了したプロジェクトリストは、check*pad → あなたのリスト → P1-(130918)自動車保険の内容を見直し後、保険会社と契約する「保管」をクリックしてプロジェクトを完全に完了します。

GTD_project_ex_list

上の画像の通り、ToDoリストにも期限をつけてやると、より具体的に「やるべき行動(ToDoリスト)」が明確になります。

最後に、私がはじめてのGTD ストレスフリーの整理術 を購入し、GTDの概念を利用させてもらっていますが、何度かは自分の使いやすいようにシステムを見直しています。

その一つとして、プロジェクトリストは「多くても20個以内」と決めています。

はじめに「プロジェクトリスト」と「ToDoリスト」の違いがなかなかつかめなかった。と書きましたが、初めのうちはなんでもプロジェクトリストに登録してしまいました。

プロジェクトリストは一日に何度も見直すので、あまりにも多すぎると見るのが嫌になっちゃんですよね・・・

そういう理由もあって、私のプロジェクトリストは常に20個以内 = 重要な案件のみを登録するようにしています。

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行動を起こす必要があるか?(ファイリング/フォルダ/EVERNOTE)

行動を起こす必要がない場合 = 資料や電子ファイルの保存方法について書いていきます。

ファイリング

つづきは現在執筆中です。(最終更新日 2013.09.27)

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